С  И  С  Т  Е  М  А  -  основа

Наводим порядок

Наведение порядка, формирование единой системы, условно можно разделить на две составляющие:

 

- Организация внутренних процессов

организация эффективного командного рабочего процесса, рациональное применение ресурсов, удобную коммуникацию, сокращение внутренней волокиты, возможность масштабирования бизнеса без потерь

 

- Организация системы планирования и контроля работ по реализации проектов

полная синхронизация процессов по реализации проектов между участниками

многократное увеличение точности прогнозов (постоянное, с учетом саморазвития системы) и скорости реагирования на изменения, достоверная отчетность

Но не стоит забывать, что обе составляющие непрерывно связаны между собой.

И отдельно продуктивная работа и развитие одной без другой невозможна.

Основные этапы

Все банально, как по книжке, выделяем 3 основных этапа:

1. Анализ текущего состояния

2. Внедрение Системы (системного подхода)

3. Поддержание работы системы (доработка, внесение изменений)

 

Анализ текущего состояния 

  • Анализ внутренних процессов и действующих подходов к планированию и управлению

  • Анализ действующей отчетности

  • Анализ применяемых внутренних нормативов.

  • Анализ справочников применяемых материалов.

 

Внедрение новых практик не должно обнулять накопленный опыт. Напротив, при внедрении чего то нового должна сохранятся преемственность. Задача не стоит в том, что бы сломать все и сделать заново. Задача стоит в том что бы скорректировать текущую ситуацию и направить ее в нужном направлении. ​

В большинстве случаев оказывается, что имеющийся порядок и выстроенные отношения требуют только формализации в виде регулирующего документа для встраивания в общую систему.

 

Анализ внутренних процессов

На первом этапе необходимо провести следующие операции:

  • анализ штатного расписания;

  • анализ имеющейся регламентирующей документации;

  • анализ должностных инструкций;

  • определение подчиненности подразделений, организационной вертикали;

  • разграничение зон ответственности;

  • выделение точек соприкосновения подразделений и исполнителей;

  • описание порядка выполнения основных функций подразделений и исполнителей.

На основании полученных данных формируется ролевая матрица взаимодействия по текущему состоянию. Выявляются дублирование функций исполнителей.

 

Анализ действующей отчетности

Проверяются форматы, периодичность, ЗАДВОЕННОСТЬ. Основная задача минимизировать отчетность (количество, но не качество), при этом улучшив качество аналитического материала. 

Анализ применяемых внутренних нормативов

Проверяется текущая отчетность по исполнению проектов в целях выделения ключевых видов работ и информации по ним для для использования при формировании внутреннего нормативного справочника видов работ.

При наличии действующих норм производится их анализ. Определяется объем доработки для возможностей будущего использования.

Анализ справочников применяемых материалов

Проверка наличия и полноты информации действующих классификаторов материалов и оборудования.  

При наличии действующих справочников производится их анализ. Определяется объем доработки для возможностей будущего использования.

Так же параллельно выполняется анализ применяемых в организации информационных систем и возможность их объединения по средствам синхронизации баз данных.

Для этого определяются следующие моменты:

  • основные характеристики используемых систем и возможность их синхронизации;

  • область применения систем;

  • источник данных, пользователи систем, ответственные;

  • формат и объем вносимой информации;

  • порядок внесения информации и частота ее актуализации.

 

Результат

По факту анализа систем формируется матрица взаимодействия подразделений с описанием всех процессов, с точки зрения функционала подразделений (текущего функционала). Определяется предварительный объем будущих изменений. Подготавливаются предложения по изменению формата работы подразделений (переходный этап) 

То, к чему мы стремимся

Система2-0.png

 

Внедрение системы 

Основной задачей является формирование единой среды, единой терминологии.

 

При внедрении системы планирования и контроля в организации необходимо выделить:

Формирование системы планирования и контроля проектов

  • организация системы планирования объектов строительства;

  • организация системы формирования оперативной отчетности;

  • организация системы учета;

 

Формирование системы планирования и контроля работы вспомогательных служб

  • организация системы планирования;

  • организация системы формирования оперативной отчетности;

  • организация системы учета;

Регламентация работы подразделений и оптимизация штатного расписания

  • организация системы планирование работы основных подразделений, задействованных в реализации;

  • организация системы контроля исполнения функциональных обязанностей подразделениями;

  • формирование системы мотивации.

Организация системы планирования  и контроля проектов

Планирование необходимо рассматривать, как комплексную систему планирования взаимоувязанных направлений деятельности. Укрупнено можно представить следующим образом:​

  • Планирование проектирования

  • Планирование производства работ 

  • Планирование комплектации

  • Планирование финансирования

 

За формирование и исполнение каждого локального плана несет ответственность конкретное подразделение компании. Выполнение каждого локального плана в индивидуальности влияет на выполнение смежных работ/процессов в остальных.

 

В связи с чем, при планировании работ, необходимо учитывать помимо ограничений внутри локального плана (сроки, технология, физические и финансовые возможности организации по выполнению работ)  взаимное влияние каждой составляющей друг на друга.

Это влечет за собой необходимость рассматривать систему локальных планов в целом (Комплексный план/график), а подразделения компании - как единую команду, с четким порядком взаимодействия.

Организация системы планирования и контроля выполняется на основании 1-2 х "Пилотных проектов". Здесь отрабатываются основные организационные и технические моменты, подготавливается внутренняя нормативная база, определяются минимальные требования к форматам данных.   

 

Можно выделить 4 составляющих:

  • Формирование баз данных 

Формирование общих сборников и классификаторов на основании данных учетных систем - формирование номенклатурного справочника материалов и оборудования, формирование сборников технических ресурсов машин и механизмов, оборудования, автомобильного транспорта, формирование сборника видов затрат.

 

Формирование сборников кодировок - Виды подобъектов, Группы работ, Виды работ

Разработка сборника корпоративных единичных расценок и внутренних норм производительности и списания материалов выполняется на основании сметных расценок, сметной документации, имеющихся внутренних норм и расценок в соответствии с принятой технологией производства работ.

 

Определение форматов таблиц исходных данных - накопительные изменений.

 

Отработка форматов представления отчетности, формирование инструкции по работе с данными. Доработка форматов учетной и отчетной документации в соответствии с требованиями увязки данных (Сборники кодов). Определение формата отчетности и презентационного материала

 

Организация диспетчеризации и учета по проекту - определение ответственных за предоставления отчетности, отработка заполнения, ведения и использования отчетной документации с исполнителем.

  • Формирование комплексного плана

Формирование исходных данных, накопительных таблиц изменений объемов и стоимости работ на основе сметной, договорной (тендерной) документации.

 

Формирование наборов работ/единичных расценок графика (объем/ стоимость/ потребность в материалах и оборудовании), привязка нормативных показателей (внутренних норм) - расчет прямых затрат, определение себестоимости работ.

 

Формирование плана работ - формирование плана работ с учетом технологии выполнения работ, нормативной производительности по видам работ и директивными сроками окончания работ. Первоначально план формируется без учета ограничений - в качестве результата получаем комплексный план работ в составе:

  • детальный комплексный план работ,

  • план потребности в людских и технических ресурсах,

  • план потребности в МТР и Оборудовании

  • план потребности в РД

  • план доходов и расходов в части прямых затрат по проекту

 

Все данные изначально связаны между собой по позиционно на детальном уровне.

 

Оптимизация плана работ с учетом ограничений по срокам получения разрешительной документации, по срокам поставки МТР, по срокам и наличию машин и механизмов, по срокам и наличию людских ресурсов, с учетом организационных и природных факторов.

  • Учет изменений и перепланирование

Учет изменений объемов и стоимости работ - проверка объемов работ и материалов на основании рабочей документации. Формируется единая накопительная с по позиционной фиксацией изменений объемов, сроков, стоимости. Формируется таблицы отклонений (объем – стоимость – причина).

 

Контроль и учет фактического выполнения на основании плана работ, анализ фактического выполнения, анализ отклонений с разделением по зонам ответственности.

Процесс постоянный и всесторонний

 

Актуализация плана работ с учетом изменений - выделение ограничений и отклонений с разделением по зонам ответственности (изменения в рабочей документации, сметной стоимости, возможные пересогласования технических решений, учет фактических отклонений).

Обновление данных по ограничениям, отклонениям и изменениям - выделение оптимизационных мероприятий при перепланировании, определение их стоимости и влияния на проект в целом. Определение прогнозных результатов для возможности принятия взвешенных управленческих решений.

Пересмотр внутренних планов и прогнозных показателей.

  • Регламентация процессов

Описание всех процессов в ходе проработки пилотного проекта. Описание общего порядка реализации проекта с выделением функциональных ролей и зон ответственности за реализацию каждого этапа пилотного проекта. Формирование матрицы взаимодействия функциональных подразделений при реализации проекта.

Формирование предложений по реорганизации существующей организационной системы компании.

Все течет, все изменяется

Техническая поддержка 

 

​Как и любая система, СИСТЕМА «планирования и контроля» требует постоянного контроля за ее работой, контроля за исполнением всех процедур.

А так как мир не стоит на месте, то также  постоянно потребуется ее актуализация, доработка и обновление.

  • Доработка матрицы взаимодействия подразделений.

  • Техническая поддержка работы системы.

  • Доработка системы.

  • Консультирование и обучение новых сотрудников.

Продолжение

Для примера (Презентации в PDF)
Разработка комплексного плана
Порядок актуализации комплексного плана
Порядок актуализации комплексного плана

Moscow, Russia | Denis Morev | +7 (916) 778-74-37

Москва | morevdl@mail.ru

MD-Complex - Планировать легко

  • Facebook Social Icon
  • LinkedIn Social Icon