Как автоматизировать процесс проверки сметной документации
Обновлено от 30.01.2019
Если говорить по существу, то работа по проверке сметной документации - это не просто проверка объемов работ и материалов, а так же применяемых расценок в составе смет, это также и ведение накопительной по всем изменениям в разрезе всех проектов компании.
Что подразумевает под собой проверка сметной документации
Проверка объемов, применяемых единичных расценок, повышающих (понижающих) коэффициентов на основании объектов аналогов.
Проверка стоимости применяемых МТР и Оборудования на основании объектов аналогов (в связке с Комплектацией). Аналитическая проверка объемов работ и МТР по объектам аналогам, проверка объемов на опечатки (в сопоставлении объем работы, объем материала).
Формирование и актуализация накопительной изменений с формированием сопоставительной "П", "РД", "изменений и дополнений".
Проверка выполнения (КС2) на соответствие РДЦ (сметам), применяемым расценкам, итоговым объемам, проверка применяемых инфляционных коэффициентов.
Напомню
Формирование контрактной стоимости производится на основании сметной документации стадии "П", прошедшей экспертизу.
Приемка работ, в свою очередь, производится на основании смет и расчетов выполненных на основании проектной документации стадии "Р".
При этом, сметы по обоим стадиям могут отличаться кардинальным образом как по объемам и видам работ и материалов, применяемым расценкам, так и по структуре сметы, ее формату, методике расчета.
В данном случае, задача по проведению сопоставления "П"-"РД", используя стандартные подходы и текущие сметные комплексы, является достаточно трудоемкой и требует соответствующей квалификации от исполнителей. И зачастую просто не выполняется, либо производится постфактум. Что, в свою очередь, приводит к существенным финансовым потерям.
Я же предлагаю отклонится от стандарта и использовать метод, часто применяемый при планировании работ.
Суть метода состоит из формирования базы знаний (базы шаблонов) по применяемым расценкам для всех проектов, формированию единой системы классификации и формирования единой накопительной изменений по всем проектам в разрезе единичных расценок.
Вся работа ведется в разрезе локальных сметных расчетов.
Алгоритм работы заключается в следующем:
Из полученной сметной документации выбираются единичные сметные расценки. на их основании и на основании классификатора "Виды работ" формируется и актуализируется база укрупненных расценок.
По мере поступления сметная документация обрабатывается/кодируется по позиционно в соответствии с принятой системой классификаторов.
Производится анализ отработанных данных в сопоставлении с имеющейся (нарабатываемой) базой объектов аналогов.
Использование данного алгоритма позволяет даже без использования автоматизированного ПО сократить трудоемкость работы в десятки раз (это возможность достигается за счет использования укрупненных показателей, групп работ и материалов и применение единых номенклатурных справочников). При этом сопоставляются как применяемые единичные расценки, так и объемы, применяемые коэффициенты, уровни цен).
PS: под автоматизацию в данном алгоритме попадает порядка 80% действий.
Если идти дальше, то использование данного алгоритма уходит далеко за рамки проверки смет, и в том числе затрагивает следующие направлениями деятельности строительных компаний:
Подготовка к строительству, осуществляемая производственно-техническими службами компании. В т.ч. приемка, проверка и учет проектно-сметной документации (ПСД) стадии П и РД.
Подготовка тендерной документации, осуществляемая производственно-техническими службами компании. В т.ч. формирование предельной стоимости (лимита договорной цены) проектов.
Планирование и комплектация проектов строительства, осуществляемая службами комплектации.
Планирование закупок (в т.ч. проектирование и СМР) – договорные службы.
Планирование и производство подготовительных работ (освобождение территории), осуществляемая производственно-техническими службами компании.
Планирование и производство работ (Основное строительство), осуществляемая производственно-техническими службами компании. В т.ч. учет выполнения и исполнительной документации. Формирование пакета сдаточной документации.
Бухгалтерский учет.
Финансовое планирование и учет.
Объединяющим признаком для каждого направления является Вид работ и Вид/тип МТР
Дальнейшее укрупнение по группам работ, системам, группам МТР и Оборудования, типам объектов и подобъектов, производимое подразделениями для выполнения индивидуальных задач, приводит к дублированию (многократному) выполняемых задач и искажению итоговой информации. Что в свою очередь ограничивает скорость реакции на изменения и оценку результатов действий для возможности принятия взвешенных управленческих решений.
За счет сквозного применения единого системного подхода при формировании исходных данных по видам и объемам работ и МТР по проектам строительства (использование единых справочников). Что в том числе позволит объединить действующие информационные системы (ИС) в единую информационную систему компании.
1. Подготовка к строительству
Первоначальная проработка проекта
Анализ, проверка и сопоставление ПСД стадии П и РД по объемам и расценкам работ и материалов в разрезе видов работ и видов материалов
Формирование ведомости объемов и стоимости работ и МТР (РДЦ) в разрезе видов работ и видов материалов – формирование укрупненных показателей
Планирование строительства (объем и стоимость) с использованием ведомости объемов и стоимости работ и МТР для непосредственного планирования работ
Планирование комплектации (объем и стоимость) с использованием плана строительства (с привязкой МТР) для формирования плана потребности в МТР и оборудовании (в разрезе видов материалов)
Финансовое планирование, формирование бюджета проекта в части прямых затрат по проекту на основании графиков строительства и поставки в разрезе
Учет изменений по проекту
Анализ, проверка и сопоставление изменений проектно-сметной документации (ПСД) стадии П и РД в объемах и расценках по работам и материалам в разрезе видов работ и видов материалов
Внесение изменений в ведомости объемов и стоимости работ и МТР и их учет в разрезе видов работ и видов материалов
Внесение изменений в План строительства, комплектации в бюджет проекта и их учет в разрезе
Актуализация плановых данных по проекту с учетом фактического исполнения (формирование прогнозных показателей) в разрезе видов работ и видов материалов
2. Комплектация материалов (МТР) и оборудования
Контроль исполнения плана комплектации (оперативное управление) в разрезе видов МТР
Учет исполнения (оперативный, управленческий), с фиксацией отклонений и причин в разрезе видов МТР
Приемка выполнения (передача в производство) в разрезе видов МТР (конкретной позиции комплектовочной) и Видов работ.
3. Производство работ
Контроль исполнения плана строительства (оперативное управление) в разрезе видов работ и видов материалов и их стоимости
Учет исполнения (оперативный-диспетчерский, управленческий), с фиксацией отклонений и причин в разрезе ведомости объемов и стоимости работ и МТР (РДЦ)
Приемка и подписание выполнения (верх/низ) в разрезе ведомости объемов и стоимости работ и МТР (РДЦ)
Связь данных может осуществляться за счет использования совмещенных исходных данных по проекту - Ведомости работ с привязкой требуемых материалов и оборудования. Данная ведомость, формируется в разрезе подобъектов, групп работ/систем по проекту.
Ведомость формируется в соответствии с единым номенклатурным справочником видов работ, видов материалов, справочником групп работ/систем, видов подобъектов и др. в разрезе проекта. С определением объема и стоимости каждого вида работ и МТР. Формирование происходит на основании имеющейся на дату разработки ПСД. По отсутствующим разделам ПСД формирование выполняется на основании усредненных данных по объектам аналогам. По мере выпуска ПСД в ведомость вносятся доработки и изменения как объемных, так и стоимостных параметров. Все изменения фиксируются, в том числе по позиционно указываются причины данных изменений.
Формирование ведомости работ выполняется как в соответствии со стадией П, так и в соответствии со стадией Р. При формировании ведомости параллельно производится проверка Сметной документации по обоим стадиям проектирования на завышение объемов и применяемых расценок в сравнении с объектами аналогами. Полученный результат дает возможность произвести детальное сравнение стадий с выделением по позиционных отклонений по объемам и стоимости работ (в разрезе объектов, групп работ, видов работ и МТР).
Ведомость работ является основой (левой частью) для следующих документов:
a) План строительства (график работ) – план строительства формируется на основании полученной ведомости работ путем планирования очередности и сроков выполнения работ. В результате разработки графика работ мы получаем: • План выполнения в объемных и стоимостных показателях, • План потребности в МТР и оборудовании, • План потребности в закупочных процедурах.
b) План комплектации – план формируется на основании плана потребности в МТР и Оборудовании с учетом сроков произведения закупочных процедур, сроков изготовления и поставки на объект строительства с сохранением данных по видам МТР (объемных и стоимостных) для возможности отслеживания статуса поставки конкретной позиции МТР в соответствии с ведомостью работ и МТР. План комплектации может вносить поправки и ограничения в план строительства.
c) Расчет договорной цены – расчет формируется на основании плана строительства с учетом коэффициентов инфляции по периодам. Расчет является зеркальным и формируется как для Верха, так и для Низа.
Расчет цены, план строительства и план комплектации являются приложением и неотъемлемой частью как к договору с ДСМ так и к договору с подрядчиком.
Диспетчеризация объектов осуществляется на основании плана работ и отображает идентичный перечень работ ведомости работ, что в свою очередь дает возможность в любой момент времени сформировать текущий статус выполнения по объекту в объемном и стоимостном выражении .
При данном подходе исключается необходимость сопоставления разрозненной информации по объекту, а также исключается нагрузка на исполнителей по формированию чрезмерной отчетности. При это целостность и качество информации проверяется параллельно в нескольких срезах.
