Как автоматизировать процесс проверки сметной документации

December 8, 2018

Обновлено от 30.01.2019

 

 Если говорить по существу, то работа по проверке сметной документации - это не просто проверка объемов работ и материалов, а так же применяемых расценок в составе смет, это также и ведение накопительной по всем изменениям в разрезе всех проектов компании. 

 

Что подразумевает под собой проверка сметной документации

  1. Проверка объемов, применяемых единичных расценок, повышающих (понижающих) коэффициентов на основании объектов аналогов.

  2. Проверка стоимости применяемых МТР и Оборудования на основании объектов аналогов (в связке с Комплектацией). Аналитическая проверка объемов работ и МТР по объектам аналогам, проверка объемов на опечатки (в сопоставлении объем работы, объем материала).

  3. Формирование и актуализация накопительной изменений с формированием сопоставительной "П", "РД", "изменений и дополнений". 

  4. Проверка выполнения (КС2) на соответствие РДЦ (сметам), применяемым расценкам, итоговым объемам, проверка применяемых инфляционных коэффициентов.

Напомню 

  1. Формирование контрактной стоимости производится на основании сметной документации стадии "П", прошедшей экспертизу. 

  2. Приемка работ, в свою очередь, производится на основании смет и расчетов выполненных на основании проектной документации стадии "Р". 

При этом, сметы по обоим стадиям могут отличаться кардинальным образом как по объемам и видам работ и материалов, применяемым расценкам, так и по структуре сметы, ее формату, методике расчета. 

 

В данном случае, задача по проведению сопоставления "П"-"РД", используя стандартные подходы и текущие сметные комплексы, является достаточно трудоемкой и требует соответствующей квалификации от исполнителей. И зачастую просто не выполняется, либо производится постфактум. Что, в свою очередь, приводит к существенным финансовым потерям.

 

Я же предлагаю отклонится от стандарта и использовать метод, часто применяемый при планировании работ.

Суть метода состоит из формирования базы знаний (базы шаблонов) по применяемым расценкам для всех проектов, формированию единой системы классификации и формирования единой накопительной изменений по всем проектам в разрезе единичных расценок.

 

Вся работа ведется в разрезе локальных сметных расчетов.

 

Алгоритм работы заключается в следующем:

  1. Из полученной сметной документации выбираются единичные сметные расценки. на их основании и на основании классификатора "Виды работ" формируется и актуализируется база укрупненных расценок.

  2. По мере поступления сметная документация обрабатывается/кодируется по позиционно в соответствии с принятой системой классификаторов.

  3. Производится анализ отработанных данных в сопоставлении с имеющейся (нарабатываемой) базой объектов аналогов.

 

Использование данного алгоритма позволяет даже без использования автоматизированного ПО сократить трудоемкость работы в десятки раз (это возможность достигается за счет использования укрупненных показателей, групп работ и материалов и применение единых номенклатурных справочников). При этом сопоставляются как применяемые единичные расценки, так и объемы, применяемые коэффициенты, уровни цен). 

 

PS: под автоматизацию в данном алгоритме попадает порядка 80% действий.

 

Если идти дальше, то использование данного алгоритма уходит далеко за рамки проверки смет, и в том числе затрагивает следующие направлениями деятельности строительных компаний:

 

  • Подготовка к строительству, осуществляемая производственно-техническими службами компании. В т.ч. приемка, проверка и учет проектно-сметной документации (ПСД) стадии П и РД.

  • Подготовка тендерной документации, осуществляемая производственно-техническими службами компании. В т.ч. формирование предельной стоимости (лимита договорной цены) проектов.

  • Планирование и комплектация проектов строительства, осуществляемая службами комплектации.

  • Планирование закупок (в т.ч. проектирование и СМР) – договорные службы.

  • Планирование и производство подготовительных работ (освобождение территории), осуществляемая производственно-техническими службами компании.

  • Планирование и производство работ (Основное строительство), осуществляемая производственно-техническими службами компании. В т.ч. учет выполнения и исполнительной документации. Формирование пакета сдаточной документации.

  • Бухгалтерский учет.

  • Финансовое планирование и учет.

Объединяющим признаком для каждого направления является Вид работ и Вид/тип МТР

Дальнейшее укрупнение по группам работ, системам, группам МТР и Оборудования, типам объектов и подобъектов, производимое подразделениями для выполнения  индивидуальных задач, приводит к дублированию (многократному) выполняемых задач и искажению итоговой информации. Что в свою очередь ограничивает скорость реакции на изменения и оценку результатов действий для возможности принятия взвешенных управленческих решений.

 

За счет сквозного применения единого системного подхода при формировании исходных данных по видам и объемам работ и МТР по проектам строительства (использование единых справочников). Что в том числе позволит объединить действующие информационные системы (ИС) в единую информационную систему компании.

 

1. Подготовка к строительству

 

Первоначальная проработка проекта

  • Анализ, проверка и сопоставление ПСД стадии П и РД по объемам и расценкам работ и материалов в разрезе видов работ и видов материалов

  • Формирование ведомости объемов и стоимости работ и МТР (РДЦ) в разрезе видов работ и видов материалов – формирование укрупненных показателей

  • Планирование строительства (объем и стоимость) с использованием ведомости объемов и стоимости работ и МТР для непосредственного планирования работ

  • Планирование комплектации (объем и стоимость) с использованием плана строительства (с привязкой МТР) для формирования плана потребности в МТР и оборудовании (в разрезе видов материалов)

  • Финансовое планирование, формирование бюджета проекта в части прямых затрат по проекту на основании графиков строительства и поставки в разрезе

Учет изменений по проекту

  • Анализ, проверка и сопоставление изменений проектно-сметной документации (ПСД) стадии П и РД в объемах и расценках по работам и материалам в разрезе видов работ и видов материалов

  • Внесение изменений в ведомости объемов и стоимости работ и МТР и их учет в разрезе видов работ и видов материалов

  • Внесение изменений в План строительства, комплектации в бюджет проекта и их учет в разрезе

  • Актуализация плановых данных по проекту с учетом фактического исполнения (формирование прогнозных показателей)  в разрезе видов работ и видов материалов

2. Комплектация материалов (МТР) и оборудования

  • Контроль исполнения плана комплектации (оперативное управление) в разрезе видов МТР

  • Учет исполнения (оперативный, управленческий), с фиксацией отклонений и причин в разрезе видов МТР

  • Приемка выполнения (передача в производство) в разрезе видов МТР (конкретной позиции комплектовочной) и Видов работ.

3. Производство работ

  • Контроль исполнения плана строительства (оперативное управление)  в разрезе видов работ и видов материалов и их стоимости

  • Учет исполнения (оперативный-диспетчерский, управленческий), с фиксацией отклонений и причин в разрезе ведомости объемов и стоимости работ и МТР (РДЦ)

  • Приемка и подписание выполнения (верх/низ) в разрезе ведомости объемов и стоимости работ и МТР (РДЦ)

Связь данных может осуществляться за счет использования совмещенных исходных данных по проекту - Ведомости работ с привязкой требуемых материалов и оборудования. Данная ведомость, формируется в разрезе подобъектов, групп работ/систем по проекту. 

Ведомость формируется в соответствии с единым номенклатурным справочником видов работ, видов материалов, справочником групп работ/систем, видов подобъектов и др. в разрезе проекта. С определением объема и стоимости каждого вида работ и МТР. Формирование происходит на основании имеющейся на дату разработки ПСД. По отсутствующим разделам ПСД формирование выполняется на основании усредненных данных по объектам аналогам. По мере выпуска ПСД в ведомость вносятся доработки и изменения как объемных, так и стоимостных параметров. Все изменения фиксируются, в том числе по позиционно указываются причины данных изменений. 

Формирование ведомости работ выполняется как в соответствии со стадией П, так и в соответствии со стадией Р. При формировании ведомости параллельно производится проверка Сметной документации по обоим стадиям проектирования на завышение объемов и применяемых расценок в сравнении с объектами аналогами. Полученный результат дает возможность произвести детальное сравнение стадий с выделением по позиционных отклонений по объемам и стоимости работ (в разрезе объектов, групп работ, видов работ и МТР). 

 

Ведомость работ является основой (левой частью) для следующих документов:

a)    План строительства (график работ) – план строительства формируется на основании полученной ведомости работ путем планирования очередности и сроков выполнения работ. В результате разработки графика работ мы получаем:
•    План выполнения в объемных и стоимостных показателях, 
•    План потребности в МТР и оборудовании, 
•    План потребности в закупочных процедурах.  

 

b)    План комплектации – план формируется на основании плана потребности в МТР и Оборудовании с учетом сроков произведения закупочных процедур, сроков изготовления и поставки на объект строительства с сохранением данных по видам МТР (объемных и стоимостных) для возможности отслеживания статуса поставки конкретной позиции МТР в соответствии с ведомостью работ и МТР. План комплектации может вносить поправки и ограничения в план строительства. 

 

c)    Расчет договорной цены – расчет формируется на основании плана строительства с учетом коэффициентов инфляции по периодам. Расчет является зеркальным и формируется как для Верха, так и для Низа.

 

Расчет цены, план строительства и план комплектации являются приложением и неотъемлемой частью как к договору с ДСМ так и к договору с подрядчиком.

Диспетчеризация объектов осуществляется на основании плана работ и отображает идентичный перечень работ ведомости работ, что в свою очередь дает возможность в любой момент времени сформировать текущий статус выполнения по объекту в объемном и стоимостном выражении .

 

При данном подходе исключается необходимость сопоставления разрозненной информации по объекту, а также исключается нагрузка на исполнителей по формированию чрезмерной отчетности. При это целостность и качество информации проверяется параллельно в нескольких срезах.
 

Please reload

Moscow, Russia | Denis Morev | +7 (916) 778-74-37

Москва | morevdl@mail.ru

MD-Complex - Планировать легко

  • Facebook Social Icon
  • LinkedIn Social Icon